“KURGAN Sistemi” (Kuruluş Gözetimli Analiz Sistemi), Vergi Denetim Kurulu (VDK) tarafından geliştirilen, vergi denetimlerinde risk analizi ve erken tespit mekanizması amacı taşıyan yeni bir sistemdir. 1 Ekim 2025 Tarihi itibariyle aktif hale gelmesi bekleniyor.

Vergi denetimlerinde kullanılacak KURGAN sistemi, mükelleflerin risk skorlarını çeşitli kriterler üzerinden ölçmeye amaçlamaktadır. Sistemde “riskli mükellef” konumuna düşmemek için işletmelerin hem operasyonel hem de belgeler açısından hazırlıklı olması gerekir. Bu yazıda, işletmelerin alabileceği önleyici tedbirler ve hazırlık adımlarını başlıklar halinde ele alıyoruz.

1. Yönetim ve Politika

• İşletme içinde vergisel uyum politikası oluşturulmalı ve yönetim tarafından yazılı olarak onaylanmalıdır.

• Vergi ve muhasebe süreçlerinden sorumlu kişiler açıkça belirlenmeli, sorumluluk matrisi hazırlanmalıdır.

2. Belgeler ve İşlem Kayıtları

• Tüm faturaların e-fatura ve e-irsaliye ile uyumu düzenli kontrol edilmelidir.

• Banka mutabakatları aylık olarak yapılmalı ve kayıt altına alınmalıdır.

• Büyük tutarlı veya sıra dışı işlemler için sözleşme, dekont ve teslim belgeleri mutlaka saklanmalıdır.

• Yeni tedarikçiler için vergi kimlik ve ticaret sicil kontrolleri yapılmalıdır.

3. İç Kontroller ve Teknoloji

• Satın alma ve muhasebe süreçlerinde onay mekanizmaları işletilmelidir.

• Muhasebe yazılımlarında kullanıcı yetkileri sınırlandırılmalı, denetim izi (audit trail) aktif olmalıdır.

• KDV, matrah ve oran uyumsuzluklarını tespit eden otomatik kontrol raporları kullanılmalıdır.

• Veri yedekleme ve erişim güvenliği sağlanmalıdır.

4. Raporlama ve İç Denetim

• İşletmeler her ay iç uyum raporu hazırlayarak yönetimi bilgilendirmelidir.

• Yılda en az bir kez, belgelerin doğruluğunu test eden iç denetim çalışması (mock audit) yapılmalıdır.

5. Tedarik Zinciri Yönetimi

• Kritik tedarikçilerle yapılan sözleşmeler güncel tutulmalı ve performansları izlenmelidir.

• Grup şirketleri veya ilişkili kişilerle yapılan işlemlerde transfer fiyatlandırması belgeleri hazır bulundurulmalıdır.

6. Eğitim ve İletişim

• Muhasebe ve satın alma personeline düzenli olarak sahte belge, e-fatura ve KURGAN sistemi hakkında eğitim verilmelidir.

• Denetim sürecinde izlenecek adımları içeren acil eylem planı hazırlanmalıdır.

7. Denetim Sürecinde Yapılacaklar

• Denetim bildirimi alındığında istenen belgeler hızlıca toplanmalı ve güvenli şekilde sunulmalıdır.

• Yetkili bir muhatap belirlenerek vergi idaresi ile iletişim tek elden yürütülmelidir.

• Eksik belgeler için banka dekontu, e-posta yazışmaları veya teslim tutanakları gibi destekleyici kanıtlar sunulmalıdır.

• Hata tespit edilirse hızlıca düzeltici işlem yapılmalı ve gerekirse teminat önerilmelidir.

KURGAN sisteminde riskli mükellef konumuna düşmemek, sadece denetim sürecini kolaylaştırmaz; aynı zamanda işletmenin güvenilirliğini ve finansal itibarını da güçlendirir. Bu nedenle, yukarıda belirtilen hazırlıkların sistematik şekilde uygulanması her işletme için kritik önemdedir.